El Genuino Blog de Esgalla

Toggl, la app de productividad de la que Obama no te contó antes de dejar su cargo (?)

Saber cuánto tiempo nos toma cada uno de nuestros proyectos es fundamental para facturar correctamente y así mejorar nuestra productividad. Hoy te presentamos a Toggl, una app que te ayudará precisamente con eso.

artículo sobre App de productividad

De vez en cuando encuentro en internet alguna herramienta que, por el motivo que sea, se gana un espacio en lo que podría llamarse el Olimpo de mi Google Chrome, o sea, los favoritos. Este espacio no siempre tuvo esta importancia para mí; para demostrarlo solo cabe recordar que yo mismo redacté artículos en lo que lo único que hacía era mostraros una enorme y muy variada cantidad de páginas inútiles y sin sentido que por algún motivo había guardado en dentro de mis marcadores. Pero luego descubrí (sí, tal vez no fui el tío más rápido en descubrirlo) que podía organizar mis favoritos en carpetas, y a partir de ahí hice una limpieza profunda y dejé solo lo indispensable. Desde ese día valoré mucho más al espacio dedicado a los favoritos, y por eso le doy tanta importancia a cada nuevo sitio que incluyo en ellos.

Favoritos

Así da gusto…

Ahora bien, seguramente estás empezando a preguntarte si este artículo va a ser una especie de autobiografía con todas las estupideces que hago en mi día a día, y la respuesta es no, ya que ese artículo está programado para el sábado (?). Hoy vengo a hablarte de Toggl, una app que te ayuda a mejorar tu productividad con el simple uso de un cronómetro y que se ha convertido en la última gran adquisición de mis favoritos.

Antes de entender la importancia de esta herramienta para mi, vale la pena aclarar que tengo una tendencia muy fuerte a esparcir mi atención por todos los pequeños e intrincados aspectos que este vasto y apasionante mundo nos tiene preparados. Con esto quiero decir que me distraigo fácil bah, y ahí es donde radica el valor de Toggl: con un simple reloj te permite medir el tiempo que te toma cada tarea que realizas, y aparentemente mi cerebro funciona mucho más enfocado cuando sé que algo me está cronometrando (sí, soy así de particular, pero mi mamá dice que soy muy rico).

Ok ok, entiendo que tal vez tú eres una de esas personas que puede enfocarse en su trabajo sin prestar atención a las múltiples interrupciones que personas como yo podemos encontrar a nuestro alrededor (un papel metalizado que refleja la luz del sol de manera curiosa, la forma en que una pequeña brisa mueve un pelo, elementos comunes que parecen tener caras…), pero eso no le quita valor alguno a esta herramienta, y como muestra, vamos a ver de qué se trata.

La herramienta nos recibe con una interfaz simple y sumamente intuitiva, a tal punto que no es necesario saber inglés para entender de qué va cada parte.

La parte superior es donde se encuentra el timer, o cronómetro en la lengua de Cervantes, y este se divide en varias partes: comenzando por la derecha encontramos el botón start/stop, con el que lógicamente comenzaremos y terminaremos la medición del tiempo de cada tarea, siguiendo hacia la izquierda encontramos el cronómetro en sí, que nos irá diciendo cuanto tiempo nos va tomando cada tarea. Siguiendo hacia la siniestra (?) encontramos el botón de facturación y el de etiquetas. La facturación está solamente disponible para versiones de pago, por lo que en la versión gratuita no la podrás utilizar; las etiquetas, por el contrario, sí están habilitadas y te permitirán hacer lo que hacen todas las etiquetas del mundo, que es básicamente categorizar diferentes tareas y proyectos.

Los últimos dos espacios están dedicados al cliente/proyecto para el que estemos trabajando en ese momento, y a las notas que queramos agregar sobre ese trabajo.

app productividad

Así vemos como funciona para este mismo artículo

Una vez que ya tengamos proyectos cronometrados, estos nos aparecerán en la pantalla principal divididos por los días de la última semana. Allí también podremos editar los tiempos (por si, por ejemplo, nos hubiésemos olvidado de darle al play cuando comenzamos a trabajar) pudiendo definir tanto la cantidad de horas trabajadas como la hora de inicio y la hora de finalización de esa tarea (lo mismo puedes hacer si aprietas el reloj verde que está al lado del botón del play).

App productividad

 

Ahora bien, para poder elegir el proyecto y el cliente antes deberemos crearlos, por lo que primero debemos ir a la opción «clients» y crear el cliente que queramos simplemente poniendo el nombre, y luego dirigirnos a «projects». Ahí deberemos hacer clic en «create project» y definir el nombre del proyecto, el cliente, el color con el que identificaremos a este proyecto, si será público para todo el equipo o no y la facturación por hora (si eres premium). Una vez hecho esto ya tendremos un proyecto creado, luego podremos modificarlo y editarlo si lo necesitamos. clientes app productividad

Como vemos, es una herramienta súper simple, no requiere de ninguna configuración especial ni hace falta tocar demasiadas opciones, sabe lo que ofrece y lo ofrece rápido y fácil. Otro ejemplo de eso es la creación de equipos de trabajo. En la versión gratuita podrás crear un equipo de hasta cinco personas, y para hacerlo solo tendrás que ir a la opción «team» y agregar los mails con los que los otros miembros se hayan dado de alta en Toggl. Solo con eso ya tendrás tu equipo creado.

Ahora que ya sabemos cómo crear un proyecto para un cliente, cómo crear un equipo de trabajo y como empezar a cronometrar nuestros proyectos, solo faltaría ver la parte más chula de esta herramienta, que es la de los informes y el panel de visualización.

dashboard de toggl una app de productividad

Si vamos al «dashboard» podremos ver nuestros tiempos o los de todo el equipo para los diferentes proyectos, tanto de forma numérica como divididos de forma visual en un gráfico circular. Aquí podremos definir la fecha que queramos analizar, así como la comparación con el periodo anterior (se echa un poco en falta poder comparar con un periodo definido por nosotros, pero bue…). También nos muestra a la derecha el listado con los proyectos más largos, para que tengamos una referencia rápida de cuáles son los trabajos que nos están tomando más tiempo.

Por último, en la parte de «reports» podremos descargarnos en pdf o imprimir un informe sobre los tiempos que nos tomaron todos los proyectos juntos de un mismo cliente, todos los proyectos de algunos clientes, algunos proyectos de algunos clientes, etc. Es decir, podemos personalizar al máximo los tiempos que queremos que se reflejen en dicho informe. Algo muy útil si queremos mostrarles a nuestros clientes la forma en que han ido evolucionando las horas de trabajo en cada uno de sus proyectos.

reports toggl app productividad

La última gran característica de Toggle es que se puede integrar a otras herramientas como Basecamp, Freshbook o Teamweek. Vamos, que no se le puede pedir mucho más a una herramienta gratuita.

Como ves, Toggl no es una app de productividad particularmente sofisticada, y es precisamente ahí donde reside su magia: no necesita grandes tecnologías para ofrecernos lo que necesitamos, y lo sabe. A partir de aquí será trabajo tuyo decidir si usas o no esta app o si te resulta útil o no, pero por lo pronto nosotros esperamos que este artículo por lo menos te haya ayudado para conocer una nueva herramienta que puede ayudarte a trabajar más y mejor.

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Gabriel de Donato

Redactor y creativo publicitario, especialista en SEO y en marketing de contenidos. Amante del fútbol y la música, paso gran parte del día desarrollando estrategias de supervivencia para el más que probable apocalipsis zombie.
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